Wanneer je dagelijks op werk tientallen mailtjes beantwoord, voelt dat misschien als een onbelangrijk taakje. Toch laat je met deze mailtjes een blijvende indruk achter op de mensen naar wie je ze stuurt. Maar hoe zorg je er nou voor dat je goed en professioneel overkomt via de mail? Huffpost verzamelde de belangrijkste fouten die je moet vermijden.
1. Spelling- en grammaticafouten
De eerste in het lijstje is vast niet geheel verrassend: spelfouten. Of je nou de naam van de ontvanger verkeerd schrijft of verschillende dt-fouten maakt, door spelfouten kom je onverschillig over.
Volgens Deb Lee, een online coach en consultant, is het dan ook essentieel om alles dubbel te checken. Ook kan het helpen om je mail hardop te lezen, omdat je de fouten dan makkelijker herkent. “Bovendien”, vertelt ze, “mocht je er achteraf achter komen dat je een naam of titel verkeerd geschreven hebt, zorg dan dat je je excuses aanbiedt en dat je het de volgende keer wél goed doet.”
Eerste werkweek bij een nieuwe baan: 5 blunders die je moet voorkomen
2. De ‘reply all’ knop
Wanneer je op een mailtje reageert dat naar meerdere mensen verstuurd is, is het meestal niet nodig om op de ‘beantwoord allen’ knop te drukken. Het is wel een behoorlijke main character move, maar de meeste ontvangers van de mail zitten waarschijnlijk totaal niet op jouw reactie te wachten. Stuur je reactie echt alleen naar de mensen voor dit relevant is, want de mailbox van je collega’s zit vaak al vol genoeg.
3. Informeel taalgebruik
Wanneer jouw mailtjes vol staan met emoji’s, is het misschien toch even tijd om je taalgebruik te heroverwegen. “Het komt op de meeste mensen onprofessioneel over wanneer je te casual schrijft”, vertelt carrièrecoach Kristine Knutter. “Denk hierbij bijvoorbeeld aan het schrijven in halve zinnen of het gebruik van emoji’s, een beetje alsof je met vriendinnen aan het appen bent.”
Dit betekent natuurlijk niet dat je helemaal geen smileys meer in je mailtjes kunt gebruiken. Je moet alleen wel zorgen dat je het goed doseert en afstemt op de persoon naar wie je schrijft.
4. Te lange mails
De beste mailtjes zijn straight to the point. Niemand heeft zin om halve essays te moeten lezen wanneer ze hun mailbox openen, en bovendien loop je het risico dat je ontvanger belangrijke details mist. Knutter: “Splits je email in korte zinnen en duidelijke paragrafen, en gebruik eventueel bullet points. Vergeet bovendien niet om direct aan het begin van de mail aan te geven wat je van de ontvanger nodig hebt, en of daar deadlines aan zijn verbonden.”
Merk je dat het je niet lukt om je bericht op een heldere, beknopte manier op te stellen? Dan kun je natuurlijk altijd nog overwegen om in plaats daarvan even een gesprek of belletje in te plannen.
Bron: Huffpost | Beeld: Pexels
