Hoe stel je een goede factuur op?

Alle basisinformatie

Er zijn bepaalde gegevens en informatie die je verplicht bent om op een factuur te zetten. Dit is verplicht door de Nederlandse wet. Als eerste moet een factuur altijd jouw bedrijfsgegevens bevatten. Je moet je naam, adresgegevens, KvK-nummer en btw-nummer van je bedrijf vermelden. Meestal plaats je dit in een kolom aan de linkerkant bovenaan van de factuur. Hieronder vermeld je de bedrijfsgegevens van de ontvanger. Dit zijn de naam en het adres van de klant of opdrachtgever.

In een kolom aan de rechterkant bovenaan de factuur, moet je de gegevens van de factuur zelf plaatsen. Als eerste moet je een factuurnummer toevoegen. Dit is een uniek nummer dat je toewijst aan iedere factuur. Hieronder komt de factuurdatum te staan, de datum waarop de factuur gemaakt en verzonden wordt. Daaronder kun je de vervaldatum zetten. Voor deze datum moet de factuur betaald worden. Je kunt al deze informatie zelf in een template zetten, maar een goed factuurprogramma online kan het grootste gedeelte van deze gegevens al automatisch invullen.

Duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of producten 

Op een factuur moet je altijd duidelijk zetten wat er gefactureerd wordt. Of het nu gaat om een product of dienst, je klant moet precies kunnen zien waar hij voor betaalt. Maak een net overzicht of tabel waar je per regel opschrijft welke dienst of product je geleverd hebt. Noteer ook de specifieke aantallen en het bijbehorende tarief. Hoe specifieker je hierbij bent, hoe minder vragen er kunnen komen. Ook moet er hier duidelijk bij staan hoeveel btw er gerekend wordt. Dit ben je in Nederland verplicht duidelijk te vermelden. Dit betekent dat je naast het subtotaal ook het btw-percentage en het uiteindelijke bedrag inclusief btw moet noteren.

Betalingsvoorwaarden 

Je sluit de factuur af met duidelijke betalingsvoorwaarden. Zo weet de klant binnen welke termijn er betaald moet worden en op welke manier. Zet bijvoorbeeld neer: 'Gelieve het totaalbedrag onder vermelding van het factuurnummer binnen 30 dagen na de factuurdatum over te maken naar het onderstaande rekeningnummer.' Vergeet dus ook zeker niet te vermelden waar het bedrag naar overgemaakt moet worden! Je kunt in de betalingsvoorwaarden ook duidelijk vermelden als je eventuele boetes of rente rekent voor te late betalingen. Een gangbare termijn is 30 dagen, maar je kunt ook kortere of langere termijnen hanteren, maar communiceer dit duidelijk met de klant.