Dit is hoe je 'vampire tasks' op het werk het beste kunt aanpakken

Op de werkvloer krijgen we er bijna allemaal wel mee te maken: vampire tasks. Ook al ben je niet bekend met het begrip, grote kans dat deze taken je ontzettend veel energie kosten. Maar wat betekent dit precies, en hoe voorkom je dat je productiviteit erdoor aangetast wordt?

Vampire tasks

De term vampire tasks is bedacht door Cecily Motley, mede-oprichtster van AI-assistent Harriet. Met de term refereert ze naar saaie, tijdrovende taken, zoals het plannen van vergaderingen en het reageren op e-mails, die je veel energie kosten. En dat terwijl het vaak de meest simpele taken op je to-do list zijn.

De opeenstapeling van veel kleine, administratieve taken kan ervoor zorgen dat je overweldigd raakt en in de stress schiet. En daardoor gaan ze ten koste van het werk en de projecten die wél echt belangrijk zijn. Maar hoe voorkom je dit? Motley geeft drie tips.

Timeboxing

Om je te helpen concentreren op specifieke taken, raadt Motley de methode timeboxing aan. Hierbij deel je je dag in concrete tijdsblokken in, waardoor je heldere richtlijnen hebt voor hoe je je tijd en energie besteedt. Je plant dus ook specifieke momenten in waarop je bezig gaat met de vampire tasks, zodat je minder last krijgt van uitstelgedrag.

Klinkt handig natuurlijk, maar Motley waarschuwt wel: timeboxing is alleen effectief als je realistisch bent over de tijd die je nodig hebt voor elke taak. Anders raak je snel achter op schema, en dát werkt natuurlijk alleen maar averechts.

Notificaties uitzetten

Heb jij je notificaties altijd aanstaan? Begrijpelijk natuurlijk, want je wilt geen belangrijke dingen missen. Toch is het volgens Motley niet echt bevordelijk voor je productiviteit. Door notificaties gaan kleine vampire tasks (zoals het beantwoorden van e-mails) urgent aanvoelen terwijl ze dat meestal totaal niet zijn. Doordat je direct wilt reageren op elke notificatie, is het weer moeilijker om opnieuw te focussen op het werk waar je mee bezig was.

Wat je beter kunt doen, is vaste momenten inplannen waarop je al je inkomende berichten en meldingen bekijkt. De meeste mailtjes kunnen écht wel een paar uur wachten.

Grenzen stellen

Het kost misschien wat moed, maar soms is het ook oké om ‘nee’ te zeggen tegen bepaalde opdrachten. Dit hoeft echt niet te betekenen dat mensen teleurgesteld in je raken. Sterker nog, het kan er juist voor zorgen dat ze meer vertrouwen in je krijgen! Motley: “Je laat aan je baas en je collega’s zien dat je georganiseerd werkt, en dat je goed prioriteiten kunt stellen.”

Natuurlijk zijn er altijd vampire tasks waar je niet omheen kunt, maar de workload moet wel behapbaar blijven. Door structuur aan te brengen en prioriteiten te stellen zul je merken dat je productiviteit omhoogschiet. En daar krijg je energie van!

Bron: Marie Claire, CNBC | Beeld: Adobe Stock